L’Urssaf, ou Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales, effectue régulièrement des contrôles auprès des entreprises soumises à l’obligation de versements de cotisations sociales.

Bon nombre d’entre nous pensent à tort que les contrôles de l’Urssaf sont réservés uniquement aux grandes entreprises. En réalité, cet organisme peut contrôler n’importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille ou son statut juridique. Ainsi, les micro-entrepreneurs sont concernés par ces contrôles administratifs, au même titre que les PME ou les grandes entreprises.

Le but des contrôles de l’Urssaf est de vérifier que l’entreprise est en règle avec ses cotisations sociales. L’Urssaf ne procède donc pas à des contrôles fiscaux. Du moment que les auto-entrepreneurs ont une comptabilité à jour et correcte, il n’y a aucun souci à se faire ! Les micro-entreprises ont une place importante dans l’économie française.

En 2022, l’Insee (Institut national de la statistique et des études économiques) recensait plus de 1 070 000 créations d’entreprises, dont 60% représentait des micro-entreprises. Les fraudes sociales et fiscales sont aussi présentes au sein des micro-entreprises. L’Urssaf effectue donc davantage de contrôles dans les petites structures pour identifier les dérives.

Comment se préparer à un contrôle de l’Urssaf lorsque l’on est micro-entrepreneur ? Quel est le déroulé d’un contrôle ? Quels sont les documents qu’il faut présenter ? Vous trouverez quelques éléments d’information dans cet article pour mieux appréhender cette expérience.

Le rôle de l’Urssaf

L’Urssaf est un organisme gouvernemental qui a pour fonction principale de récolter les cotisations sociales de toutes les entreprises françaises, incluant les auto-entreprises, dans le but d’approvisionner la trésorerie de la Sécurité Sociale et d’autres organismes tels que la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) ou la Cipav.

Au-delà de son rôle de collecte, l’Urssaf est également le Centre de Formalités des professions libérales : elle s’occupe de la création et de l’immatriculation des entreprises. Finalement, l’Urssaf attribue l’ACRE aux entreprises qui sont éligibles.

Toutes les entreprises ont l’obligation de déclarer leur chiffre d’affaires. Cette déclaration peut se faire soit sur une base mensuelle, soit sur une base trimestrielle, selon le choix de l’entrepreneur au moment de la création d’entreprise.

Pour la première déclaration, il faut attendre un minimum de 90 jours avant d’accomplir cette formalité, même si le chiffre d’affaires est nul. L’entrepreneur doit régler ses cotisations sociales en fonction de son chiffre d’affaires.

L’Urssaf décide d’effectuer des contrôles sur la base du chiffre d’affaires déclaré. L’organisme vérifie l’exactitude des déclarations et peut ainsi conclure si les montants cotisés par les micro-entrepreneurs sont justes ou pas.

L’utilité des cotisations sociales

Le règlement de ses cotisations sociales n’est pas qu’une simple formalité administrative. Les cotisations sociales ont pour fonction d’offrir une protection sociale face à certains risques.

Les cotisations permettent aux salariés et aux auto-entrepreneurs de bénéficier d’une retraite de base ainsi que d’une retraite complémentaire, d’une assurance maladie, de congés maternité et paternité, et d’une assurance invalidité ou décès et des indemnités journalières.

Les cotisations sociales permettent aussi de financer le droit au congé de formation professionnelle. La Contribution Sociale Généralisée (CSG) sert à financer la protection sociale et la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) sert à absorber la dette de la Sécurité sociale.

Pourquoi des contrôles par l’Urssaf ?

La première raison pour laquelle l’Urssaf procède à des contrôles est pour vérifier le règlement des cotisations sociales versées par les entreprises. Le montant qui est versé doit correspondre exactement à celui qui est effectivement dû. Ce montant se calcule selon le chiffre d’affaires, la nature de l’activité et les aides reçues.

Une autre idée reçue est qu’un contrôle de l’Urssaf signifie que l’entreprise est suspectée de fraude. En réalité, les entreprises qui subissent un contrôle sont souvent choisies de façon aléatoire.

Ceci dit, il existe des conditions qui peuvent mener l’Urssaf à réaliser des contrôles, telles que :

  • Un retard dans les déclarations ou les paiements des cotisations
  • Les déclarations et les paiements mal effectués
  • Les plafonds autorisés en micro-entreprise ont été atteints (77 700 euros ou 188 700 euros selon la nature de l’activité)
  • Un des clients de l’entreprise a subi un contrôle de l’Urssaf et celle-ci s’intéresse à l’activité de l’entreprise dans le but de croiser les informations
  • L’entreprise n’a qu’un seul client (ce qui peut cacher du travail dissimulé)
  • Les déclarations de l’entreprise ne correspondent pas à son code APE
  • Un contrôle fiscal est en cours au sein de l’entreprise et donne lieu à des suspicions de mauvaise gestion

Toute entreprise peut demander à bénéficier d’une visite de l’Urssaf au lieu d’attendre de se faire contrôler (loi Essoc de 2018). L’avantage d’avoir recours à cette pratique est qu’elle permet d’éviter une sanction financière si l’entreprise n’est pas en règle. L’entreprise peut tirer parti du droit à l’erreur, car la demande d’être contrôlée démontre sa bonne foi.

Les étapes du contrôle de l’Urssaf

Il y a quatre étapes principales lors des contrôles de l’Urssaf.

La réception de l’avis de contrôle

L’Urssaf envoie un avis de contrôle au préalable pour notifier l’entreprise de sa visite. La notification, envoyée au moins 15 jours avant le contrôle, contient la date de la visite, ainsi que les documents qu’il faudra fournir.

Fait important : si votre entreprise est soupçonnée de travail au noir, l’Urssaf viendra faire des contrôles sans envoyer d’avis de passage. Toute entreprise qui ne se soumet pas au contrôle de l’Urssaf peut être soumise à des sanctions financières.

La liste des documents à fournir

Pour les contrôles effectués dans les micro-entreprises, l’inspecteur ne se déplace pas dans les locaux. L’Urssaf analyse les documents transmis à distance.

Quels sont les documents qui peuvent être requis par l’Urssaf ?

  • Les factures et les devis relatifs à l’activité professionnelle,
  • Les relevés de compte bancaire de l’entreprise (si la micro-entreprise n’a pas de compte bancaire dédié, elle doit fournir les relevés du compte sur lequel elle encaisse ses ventes),
  • Le livre de recettes,
  • Le registre des achats,
  • Les derniers avis d’imposition,
  • L’extrait K ou D1 pour justifier l’immatriculation de l’entreprise.

L’entreprise est informée en amont de la liste de documents qui seront étudiés par l’Urssaf, elle a donc le temps de se préparer. Cependant, il faut garder en tête que l’inspecteur peut demander à vérifier d’autres documents si cela lui paraît nécessaire.

A noter que les auto-entreprises sont tenues de conserver leurs documents sur une période de plus de six ans, en format numérique et en format papier, en cas de contrôle par les autorités.

L’examen par l’Urssaf

Un contrôle de l’Urssaf dure, pour une micro-entreprise, plusieurs semaines (jusqu’à trois mois). Pendant le contrôle, l’agent de l’Urssaf vérifie tous les documents justificatifs, ainsi que le montant des cotisations sociales, pour s’assurer que les sommes exactes ont été versées.

Les travailleurs indépendants ne sont contrôlés que sur les trois dernières années entières d’activité. Par exemple, si le contrôle est fait avant le 30 juin 2023, ce sont les exercices 2021, 2020 et 2019 qui sont pris en compte. Si le contrôle est fait après le 30 juin 2023, ce sont les années 2022, 2021, et 2020 qui sont examinées.

La réception de la lettre d’observation

Lorsque l’agent de l’Urssaf termine son contrôle, il produit les conclusions de son enquête et l’envoie à la micro-entreprise par voie postale. Ce rapport s’appelle la lettre d’observation. Si l’entreprise doit subir un redressement, la lettre d’observation fera état des pénalités et du montant à régler.

Il se peut aussi que l’entreprise ait soumis un surplus de cotisation. Dans ce cas, la lettre d’observation va informer d’un réajustement en faveur de l’entreprise. La lettre peut aussi simplement contenir des recommandations et des observations.

La micro-entreprise peut, durant un délai de 30 jours maximum, contester les observations de l’inspecteur de l’Urssaf si celles-ci ont mené à un redressement. L’inspecteur doit répondre à la contestation dans ce même délai.

Si les observations sont maintenues malgré les justifications de l’entreprise, l’Urssaf va de l’avant avec le recouvrement de la créance.

L’issue du contrôle de l’Urssaf

Il y a quatre issues possibles suite au contrôle de l’Urssaf. L’issue est clairement indiquée dans la lettre d’observation.

  1. La micro-entreprise a réglé le montant exact de cotisations : il n’y a aucune conséquence, car l’entreprise est en règle. Elle peut continuer ses activités normalement.
  2. La micro-entreprise a réglé des cotisations sociales excessives : L’Urssaf va accorder un “crédit” de cotisations sociales. Pendant deux mois, l’entreprise réglera un montant inférieur au montant de cotisations sociales dues. C’est une forme de remise sur les montants payés en surplus.
  3. La micro-entreprise a réglé des cotisations sociales d’un montant inférieur : L’Urssaf mettra l’entreprise “en demeure”. L’entreprise se retrouve donc en redressement et doit régulariser sa situation. L’entreprise dispose d’un délai d’un mois suivant la réception de la notification pour payer la somme manquante, majorée de 5%.
  4. La micro-entreprise est accusée de fraude : L’Urssaf soupçonne l’entreprise de dissimuler des prestations de services ou des ventes, ou encore d’employer du personnel pour travailler au noir. Le travail dissimulé est interdit en France, car il contribue à creuser le déficit de la Sécurité sociale. Dans ce cas, l’entreprise subit un redressement majoré de 25%, voire de 40% dans des circonstances aggravantes.

Contester la décision de l’Urssaf

Nous l’avons vu, l’entreprise a un délai de 30 jours pour contester par écrit les conclusions du contrôle de l’Urssaf si elle n’est pas d’accord ou si des éléments lui paraissent inexacts.

L’entreprise doit joindre à son courrier de nouveaux documents justificatifs. L’inspecteur doit obligatoirement répondre à l’entreprise avant 60 jours, et informer si la décision est maintenue ou non, ainsi que les raisons du maintien. L’inspecteur doit notifier l’Urssaf de sa décision, et l’Urssaf soumet le rapport final de contrôle à l’entreprise.

Si l’entreprise est en désaccord avec la décision finale, elle peut saisir la Commission de Recours à l’Amiable (CRA). La procédure est gratuite mais doit être réalisée dans les deux mois suivant la notification du rapport final de l’Urssaf.

Après cette période, la décision rendue est considérée comme définitive. Le dernier recours, en cas de verdict insatisfaisant de la CRA, est le Tribunal de Grande Instance.

Comment bien se préparer aux contrôles de l’Urssaf ?

Toute entreprise qui est régulière et rigoureuse dans ses déclarations de chiffre d’affaires et dans le règlement de ses cotisations sociales n’a aucun souci à se faire – le contrôle de l’Urssaf ne sera qu’une simple formalité.

Ceci dit, un contrôle de l’Urssaf peut être stressant si on ne s’y prépare pas. Le contrôle de l’Urssaf viendra tôt ou tard. Il est donc conseillé de l’anticiper en adoptant une gestion appropriée pour son entreprise, notamment en matière de comptabilité.

Il est recommandé de conserver, de trier et de classer ses documents de façon à pouvoir tout présenter facilement sans avoir à fouiller dans ses archives. Pour les micro-entrepreneurs, l’Urssaf portera une attention particulière aux factures reçues et émises, ainsi que tout ce qui justifie les frais professionnels, pour vérifier la corrélation entre les recettes de l’auto-entreprise et ce que le micro-entrepreneur a déclaré.

Encore une fois, lorsque la comptabilité est claire et bien tenue, lorsque les cotisations sont versées régulièrement et lorsque les archives sont maintenues à jour, il n’y a aucune crainte à avoir du contrôle de l’Urssaf.

Le portage salarial pour limiter les risques

Les micro-entrepreneurs font face à de nombreuses contraintes pour leur activité professionnelle. Leurs ambitions peuvent être freinées par les procédures administratives, telles que les contrôles de l’Urssaf.

Lorsque l’on n’y est pas habitué, la déclaration des cotisations sociales peut causer une hantise et mener à des erreurs, avec des conséquences financières qui peuvent être lourdes pour les auto-entrepreneurs.

Les micro-entrepreneurs peuvent avoir recours au portage salarial, afin d’exercer leur métier en toute quiétude sans crainte d’être pointés du doigt par l’Urssaf. Avec ce dispositif, le micro-entrepreneur bénéficie du statut de salarié de la société de portage.

Les cotisations sociales sont prélevées de son salaire brut, et c’est la société de portage salarial qui gère les charges dues à l’Urssaf à la place du micro-entrepreneur. Le portage salarial limite ainsi les risques de règlements de cotisations sociales inexactes par l’auto-entrepreneur.

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