Le guichet unique est entré en vigueur depuis le 1er janvier 2023.
Il est désormais le seul point d’entrée pour les formalités d’entreprise, passant de la création à la cessation d’activité d’entreprise.
Le guichet unique a pour but de simplifier les démarches pour les entreprises.
Il remplace donc les Centres de formalité des entreprises (CFE). Les CFE ont assuré les formalités telles que la fermeture, la création ou la modification des entreprises jusqu’au 31 décembre 2022.
Le guichet unique, remplaçant des CFE
Il y avait 6 CFE qui se partageaient les formalités, en fonction de l’activité exercée par les entreprises :
- la Chambre de commerce et d’industrie (CCI) pour les activités commerciales (entreprises enregistrées au RCS),
- la Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) pour les activités artisanales (entreprises enregistrées au RM),
- l’URSSAF pour les activités libérales, la Chambre de l’agriculture pour les activités agricoles,
- la Chambre nationale de batellerie artisanale (CNBA) pour les activités de transport de marchandises par voie d’eau,
- et le Greffe du Tribunal de Commerce pour les agents commerciaux, les sociétés civiles (SCI, SCM, SCP etc), les Sociétés d’exercice libéral, les Sociétés en participation, les établissements publics et industriels, et les Groupements d’intérêt économique.
Les cas particuliers étaient traités par les services des impôts des entreprises. Les CFE étaient les récepteurs d’informations de la part des entrepreneurs, et transmettaient ces informations aux organismes compétents (l’INSEE, les greffes de tribunaux, les services fiscaux, l’URSSAF).
Il n’est maintenant plus possible de passer par les CFE pour les démarches d’entreprise. La loi PACTE de 2019 est venue simplifier les procédures en remplaçant les CFE par un point unique pour les formalités d’entreprise.
Description du guichet unique
Le guichet unique est une plateforme dématérialisée, qui permet à toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique ou leur activité, de compléter toutes les démarches et formalités en un seul endroit : une plateforme en ligne. Ainsi, le guichet unique a non seulement remplacé les 6 différents CFE, mais aussi les 56 formulaires Cerfa en circulation, en proposant un unique formulaire en ligne pour tous.
Depuis le 1er janvier 2023, il est obligatoire de passer par le guichet unique pour toutes les formalités d’entreprise, quel que soit le statut juridique de l’entreprise entreprenant les démarches.
L’entrepreneur individuel et les sociétés doivent donc passer par le guichet unique pour :
- Créer ou immatriculer une entreprise
- Apporter des modifications telles que l’ouverture d’un établissement supplémentaire, un changement d’adresse, la modification des statuts, etc
- Fermer une entreprise
Il n’y a pas de guichet spécifique selon la distinction entre entrepreneurs individuels ou sociétés. Toutes les formalités sont faites au même endroit pour tout le monde.
Les avantages et les inconvénients du guichet unique
Le guichet unique a été mis en place dans un objectif de simplification des démarches pour les entrepreneurs. Ces-derniers n’ont plus à chercher le CFE compétent pour leurs démarches, ni quel formulaire Cerfa remplir pour leurs formalités. Désormais, il n’y a qu’un seul point et qu’un seul formulaire pour toutes les démarches, qui se font en ligne.
En revanche, l’implémentation d’une plateforme en ligne unique, en remplacement des réseaux CFE existants, est un travail de grande envergure. Les déclarants et les utilisateurs de la plateforme devront s’attendre à des délais de traitement à rallonge pour leurs formalités au début de 2023.
Il faut aussi prendre en compte que la dématérialisation peut poser problème aux personnes qui ne sont pas familières avec les outils informatiques. De plus, avec la disparition des CFE, il n’y aura plus de prestation gratuite d’orientation et d’accompagnement, comme c’était le cas avant.
Guichet unique et guichet entreprises
Le guichet entreprises est également une plateforme en ligne qui permet aux entreprises de réaliser des formalités. Bien que le guichet entreprises ait un objectif similaire au guichet unique, les deux plateformes sont complètement distinctes l’une de l’autre.
Cependant, comme la plateforme du guichet unique n’est pas entièrement prête pour le 1er janvier 2023, la plateforme du guichet entreprises est utilisée temporairement pour réaliser les formalités de modification et de fermeture d’entreprise. C’est l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI) qui a été mandaté pour opérer le service de guichet unique. C’est donc cet organisme qui gère l’accès et la gestion du portail du guichet unique.
A qui s’adresse le guichet unique ?
Les formalités à entreprendre sur le guichet unique s’adressent aux entreprises ayant un établissement principal ou secondaire en France, leur siège social en France, une adresse en France, ou aux entreprises étrangères cherchant à exercer leur activité en France.
Toutes les formes d’entreprises sont concernées par le guichet unique : EURL, SARL, SASU, SAS, SCI, SNC, SEL, Sociétés Civiles etc. Les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs doivent aussi faire leurs démarches sur le guichet unique. Tous peuvent entreprendre leurs démarches sur la plateforme du guichet unique, que ce soit pour ouvrir une société ou pour devenir auto-entrepreneur, et quel que soit l’activité exercée par l’entreprise ou la société en question.
Bon à savoir : certaines démarches spécifiques ne peuvent être faites sur le guichet unique, telles que la déclaration sociale nominative ou le paiement des cotisations fiscales et sociales. Le dépôt annuel des comptes peut être réalisé sur le guichet unique, mais il reste possible de faire un dépôt sous format papier auprès du greffe.
Fonctionnement et utilisation du guichet unique
Le guichet unique est une plateforme intermédiaire, servant à mettre en relation les déclarants et les institutions et organismes qui traitent les déclarations. Les formalités complétées sur le site du guichet unique sont transmises aux administrations compétentes. Il faut se rendre sur le site formalites.entreprises.gouv.fr pour avoir accès au portail du guichet unique. Le déclarant doit créer un compte utilisateur. Ce compte permet d’accéder à toutes les informations, documents et demandes soumises. Si le déclarant est déjà titulaire d’un compte e-procédures avec l’INPI, il peut utiliser ses identifiants pour se connecter au guichet unique.
Le guichet unique propose un formulaire dynamique pour les démarches, qui se modifie en fonction des informations remplies tout au long de la procédure. La plateforme permet de fournir non seulement les données requises pour les démarches mais aussi d’envoyer les documents justificatifs nécessaires.
Le déclarant doit, par ailleurs, remplir les informations suivantes : l’identité de l’entreprise, le statut juridique, les établissements rattachés à l’entreprise, la composition et l’organisation, le régime fiscal, les documents justificatifs requis pour la démarche. Si votre démarche concerne une modification d’entreprise, certains champs seront préremplis avec les informations disponibles dans les bases de données publiques. Il revient au déclarant de vérifier les informations affichées.
Une fois que le formulaire est complété, il est possible au déclarant d’avoir une vue d’ensemble des documents et informations, sous la forme d’un récapitulatif. Lorsqu’il est satisfait que les informations sont correctes, le déclarant peut cliquer sur “valider le dossier”. Des documents sont disponibles sur la plateforme pour assister les déclarants à réaliser leurs démarches. De plus, les déclarants peuvent aussi se faire aider par le chatbot, la messagerie électronique et l’assistance téléphonique. Il est également possible de prendre un rendez-vous physique pour avoir des précisions sur ses démarches.
Le déclarant peut suivre l’avancée de ses demandes via un tableau de bord. Le déclarant peut retrouver sa demande par le nom de la formalité, et constater le statut pour suivre l’évolution (brouillon, en attente de paiement, en attente de signature, en attente de validation, en cours de validation, validée, rejetée, archivée).
Le guichet unique est gratuit d’utilisation. Cependant, les déclarants doivent régler les coûts relatifs à la formalité réalisée, plus précisément, les frais qui peuvent être versés aux organismes tels que la CMA ou le greffe, par exemple. Les déclarants doivent également payer les frais de publication légale.
